Abban az esetben, ha nem rendelkezik technikai ismeretekkel, elegendő, ha megadja a rendezvény alapadatait: a helyszín méretét, a várható közönség számát, a fellépők nevét és igényeit, valamint az esemény jellegét és hosszát. Egy mellékelt fénykép a helyszínről már nagy segítség az ajánlat készítése során is, mivel pontosabb képet ad a telepítési lehetőségekről és a technikai igényekről. Ezek alapján csapatunk felméri a szükséges technikai hátteret, javaslatot tesz a megfelelő hang- és fényrendszerre, és elkészíti a személyre szabott árajánlatot.

Ha rendelkezik technikai ismeretekkel, kérem készítsen listát a szükséges eszközökről: hangfalak, mikrofonok, keverők, világítás, színpad, állványzat. Kérem adja meg a résztvevők számát, a helyszín jellegét, az esemény hosszát és a kívánt hang- és fényhatásokat. Minél részletesebb az információ, annál pontosabb árajánlatot tudunk készíteni, és elkerülhető a technikai hiányosság.

Vállalkozásunk elsősorban hang- és fénytechnikai eszközök biztosításával foglalkozik. Bár színpadot is tudunk biztosítani, ez nem az elsődleges profilunk; emiatt a színpad- és fedésigényekről mindenképpen előzetes egyeztetés szükséges. Kültéri vagy beltéri rendezvényeknél a technika optimális elhelyezését és biztonságos működését a helyszín adottságai, a rendelkezésre álló színpad és a fedés határozzák meg, ezért érdemes ezeket a részleteket már az árajánlatkérés során tisztázni.

Kültéri rendezvények esetén a fedett hely biztosítása kiemelten fontos, mivel az eső, szél vagy egyéb időjárási körülmények jelentősen befolyásolhatják a hang- és fénytechnika működését. Beltéri rendezvényeknél a terem mérete, akusztikája és az elektromos hálózat állapota határozza meg a technikai megoldásokat. Mindkét esetben a biztonság és a stabil telepítés elsődleges szempont. Ez az információ kiemelten fontos az árajánlatkérés során.

A hangrendszer méretezésénél nem a teljesítmény (Watt) a döntő, hanem a hangnyomás (dB), amely a tényleges hangerőt jelenti a közönség felé. Egy kisebb teremben vagy kültéri rendezvényen 50–200 főig általában egy kisebb rendszer is elegendő, míg 500–1000 fő fölött nagyobb line-array rendszerek lehetnek szükségesek. Érdemes figyelembe venni a terem akusztikáját, a kültéri zajhatásokat és a résztvevők elhelyezkedését is.

A fénytechnika esetében a rendezvény jellege határozza meg az igényeket. Egy konferencia vagy díjátadó esemény esetén elegendő általános világítás és néhány fókuszfény, míg koncertek, DJ fellépők vagy szabadtéri rendezvények esetén összetett fénytechnikára van szükség. Fontos, hogy a fények a programhoz és a helyszín adottságaihoz igazodjanak, figyelembe vegyük a villamos teljesítményigényeket, valamint azt, hogy a fényeket és az állványzatot hova és hogyan lehet rögzíteni a helyszínen. Ez minden esetben pontos egyeztetést igényel, mivel a biztonságos és stabil telepítés, valamint a kívánt vizuális hatások eléréséhez a helyszín adottságait előre fel kell mérni.

Nagyobb hang- és fényrendszerek jelentős áramot igényelnek. Kültéri rendezvényeknél ellenőrizni kell a helyszíni áramforrások teljesítményét és a biztosítékok terhelhetőségét. Gyakran szükséges generátor, vagy külön elektromos csatlakozás kiépítése. Fontos, hogy a teljes áramigényt előre jelezze a szolgáltatónak, hogy a technika biztonságosan működhessen.